Organizzare un matrimonio non rientra tra le cose più facili da fare e, ancor meno, lo è trovare il wedding planner giusto che possa aiutarti. Bisogna anche riconoscere il fatto che ci sia davvero molta confusione causata dall’uso improprio che si fa del termine “wedding planner”. Infatti, non è insolito veder attribuire questa qualifica anche a chi si occupa solamente di allestire il corner o di gestire un evento all’interno di una location. Alla luce di tutto ciò, sorge spontaneo chiedersi chi è il wedding planner e di che cosa si occupa? Ma soprattutto, quando può essere utile ricorrere al suo aiuto? Scopriamolo insieme in questa nostra guida.

Wedding planner: chi è?

Il wedding planner è un professionista, ancor di più se certificato con specifiche competenze e conoscenze, pronto a venire incontro alle esigenze della coppia e a fare di tutto per realizzarne gli obiettivi, senza superare il budget fissato! Perché dovresti rivolgerti ad un wedding planner?

Ci sono diversi motivi per cui un wedding planner può essere d’aiuto:

• Quando si ha poco tempo per occuparsi di ogni aspetto;
• Quando non si riescono a trovare i fornitori giusti che possano offrire un buon servizio senza sforare col budget;
• Quando non si fa altro che accomodare e non si è mai soddisfatti di ciò che si è ottenuto, nonostante gli sforzi;
• Quando non si riescono a vedere altro che problemi, errori e imperfezioni.

Ma come fare a scegliere il wedding planner giusto?

Prima di scegliere un wedding planner e capire se possa essere adatto alle proprie esigenze, è bene porsi alcune domande.

• E’ in possesso della certificazione? La certificazione è sinonimo di competenza, che può riguardare la gestione del budget ma anche la risoluzione di ogni tipo di imprevisto, dalla pioggia all’invitato impaziente;
• Di quante coppie si occupa in un anno? Questo numero è indice di professionalità: un wedding planner che organizza tre decine di eventi all’anno deve far suonare un campanello d’allarme. Infatti, è facile che il vostro diventi uno dei tanti eventi da organizzare, poco personalizzato e, magari, affidato ad un team di collaboratori piuttosto che al wedding planner che hai scelto;
• Qual è il metodo alla base del suo lavoro? Di solito, il wedding planner utilizza la prima consulenza per esporre il suo metodo di lavoro. Per questo motivo, io ho scelto di rendere la prima consulenza gratuita, in modo da poter conoscere le vostre esigenze e le vostre idee ed iniziare ad offrirvi alcune prime soluzioni. Di fronte ad un wedding planner non coinvolto e non collaborativo, ti suggerisco di lasciar perdere!

Un wedding planner certificato è una garanzia per gli sposi perché è in grado di:

• Relazionarsi con loro, capire e anticipare i bisogni e desideri,  i raccogliere le informazioni necessarie per definire un primo budget;
• Assegnare agli sposi l’assistance planner al quale rivolgersi per ogni necessità;
• Predispone un preventivo di spesa scritto e il relativo contratto definendo per iscritto tutti i contenuti,  i tempi,  i costi dei servizi,  il compenso;
• Sviluppare un progetto esecutivo dettagliato;
• Selezionare in modo rigoroso i fornitori, stabilire un canale di comunicazione, coordinare tempi e modalità anticipando eventuali criticità e prevenendo eventuali problemi;
• Occuparsi delle pratiche burocratiche conoscendo tutti gli iter e le tempistiche;
• Presiedere l’evento e coordinare lo staff: pre, durante e post evento;
• Effettuare un monitoraggio e controllo qualitativo e temporale;
• Gestire l’imprevisto adottando il piano B più opportuno;
• Offrire sempre trasparenza, chiarezza, puntualità nell’operato;
• Dimostrare le propire conoscenze, competenze, abilità.

Queste capacità vengono verificate dall’ente preposto (Accredia),  garantendo così, a sposi e fornitori, il riconoscimento del professionista e il valore del wedding planner. A tal proposito, guarda la mia certificazione! (rimando a dove si parla di certificazione).

Quali servizi offre un wedding planner?

Non tutti i wedding planner offrono gli stessi servizi ed è importante che tu sia in grado di muoverti tra le diverse opzioni.

Ad esempio, il wedding planner che hai scelto, potrebbe occuparsi dell’organizzazione integrale del matrimonio e, quindi, dalla gestione del budget, della scelta della location giusta, della selezione dei fornitori, della creazione degli allestimenti e della regia del giorno dell’evento, oppure, potrebbe offrirti il suo servizio di wedding coordinator, che consiste nell’usufruire del suo aiuto soltanto nell’ultima fase dell’organizzazione, prendendo visione degli accordi già stipulati e mettendosi in contatto con i fornitori scelti per occuparsi della regia della giornata.

Presta attenzione, questo non è un servizio offerto da ogni wedding planner!

Non smetterò mai di sottolineare l’importanza di un contratto in piena regola. Negli accordi tra wedding planner e clienti, il contratto è una tutela sia per il professionista che per gli sposi. Se il wedding planner a cui ti sei rivolta non te ne fornisce uno nel corso delle prime consulenze, ti suggerisco di dartela a gambe levate!

Se hai altre domande da fare per chiarire i tuoi dubbi, sentiamoci, mi trovi nella sezione “Contatti”.